Автоматизация бизнес-процессов в рекламно-производственной компании.

Задача
Оптимизировать работу компании, устранить потери, стандартизировать и упорядочить процессы. Требовалось сделать работу над проектами прозрачной по срокам, затратам на производство и логистику, а также премиальным начислениям. Основной целью было объединить информацию в единой системе с простым доступом для сотрудников и руководства.

Решение
Мы внедрили доступные на рынке инструменты автоматизации, начав с глубокого изучения текущих процессов.

Процесс работы

Шаг 1. Погружение в операционную деятельность
Чтобы выявить недостатки и разрывы в коммуникации, мы начали работу с реальными проектами. Это помогло понять внутренние связи и проблемы взаимодействия между отделами.

Что обнаружили:
Отделы продаж и производства функционировали независимо друг от друга, что приводило к «борьбе» за сотрудников и неравномерной нагрузке.

Решение:

  • Внедрили систему рабочих групп, включающих специалистов по продажам, производству, логистике и документообороту.
  • Передали управление проектами руководителям групп, что позволило равномерно распределять задачи и повысить эффективность.

Результат:

  • Снизилась нагрузка на ключевых сотрудников.
  • Группы начали самостоятельно делиться ресурсами между собой, улучшив координацию.

Шаг 2. Внедрение CRM
Первоначально рассматривалась встроенная CRM на базе 1С-УНФ. Однако совместно с клиентом мы пришли к выводу, что важнее всего упорядочить внутренние коммуникации и хранение данных по заказам.

Что сделали:

  • Выбрали систему Битрикс24.
  • Подготовили техническое задание.
  • С помощью интегратора настроили портал, загрузили клиентскую базу и номенклатуру.
  • Начали тестирование в рабочих группах.

Шаг 3. Интеграция с 1С-УНФ
Чтобы избежать путаницы и ошибок, мы сохранили доступ к 1С-УНФ только для бухгалтерии, а для остальных сотрудников оставили работу через CRM.

Что улучшили:

  • Настроили блоки в CRM для загрузки документов от поставщиков и отправки клиентских документов.
  • Автоматизировали заявки на расходы и графики платежей.
  • Добавили аналитику по заказам и оплатам.
  • Ввели контроль логистики с отслеживанием статуса и стоимости доставок.
  • Учет косвенных расходов стал точнее.

Результат
Автоматизация двух систем заняла восемь месяцев. Итог — прозрачные процессы, снижение потерь и рост эффективности работы компании.