Рекламные агентства, занимающиеся производством и поставкой продукции: полиграфической, сувенирной и др., постоянно сталкиваются с новыми вызовами. Рынок меняется, те производства и поставщики, что не «играли» на рынке прямых заказчиков и работали только с агентствами, активно «заходят» на него и предлагают товары и услуги ниже по стоимости, быстрее по срокам.
Что делать агентствам?
Помимо традиционного усиления отделов продаж, и обслуживания клиентов нужно модернизировать и видоизменить отдел закупок.
Как часто функционируют и работают отделы закупок в рекламных агентствах?
Производственный отдел (отдел закупок) в рекламном агентстве рассматривается как некое побочное предприятие; он выполняют свою работу, но считаются менее важным элементом в структуре компании, чем отдел продаж.
Стандартная схема работы: запрос-поиск решения, расчеты производства и поставки продукции — при лучшем предложении для клиента, запуск в производство — реализация — профит. Отдел закупок рассматривается только как способ или функция -приложение к отделу продаж.
Пришло время применить другой подход — эти ребята должны рассматриваться как волшебники бизнеса, которые играют важную роль в развитии компании.
Закупки превратились из рутины в магию, и закупщики должны обладать самыми разнообразными навыками — от технических знаний и экономики, права, маркетинга и ведения переговоров. На современном конкурентном рынке рекламы важно не только найти поставщиков, предлагающих лучшие предложения, что обычно является основной задачей производственного отдела, вам нужны новаторы в отделе, способные мыслить нестандартно и сделать так, чтобы ваше агентство опередило своих конкурентов. Руководству агентства важно понимать роль закупок в обеспечении общего успеха компании. Закупки не ограничены внутри компании только работой с подрядчиками и поставщиками, а рассматриваются как многогранная и совместная деятельность помогающая и часто лидирующая в совместных с отделом продаж проектами.
Качественная настройка производственного отдела — залог успеха рекламного агентства в продажах.
Проблемы.
Все работают хорошо, а принт-менеджеры хотят уйти на сторону прямого заказчика, уволится, или поменять сферу деятельности. Тендерные расчеты и собранные предложения от поставщиков выше/хуже, чем у конкурентов, сроки производства увеличиваются. Качество продукции ухудшается. Все недовольны друг-другом.
Причины.
1. Непонимание роли функции закупок и процесса закупок в целом в компании.
2. Отсутствие стратегических целей закупок (зачастую и стратегии компании).
3. Плохо продуманная организация закупочной деятельности — и процессы, и структура, и сферы ответственности.
4. Менеджеры по закупкам перегружены объемами работы, что не позволяет им сосредоточиться на оптимизации или стратегических вопросах, таких как развитие качественных связей с поставщиками, постоянное отслеживание рынка и активное внедрение новых идей и инноваций.
5. Отдел закупок и отдел продаж «гребут» в разные стороны, и оцениваются по сложным, противоположным KPI.
6. Нет инструментов для эффективного выполнения работы.
«Секрет создания качественного производственного отдела: огромное количество кофе!».
В закупках действует правило: «сам себя не похвалишь — найдут, за что поругать».
Работа у нас такая: достижения проходят тихо и незаметно, зато даже самый маленький огрех видят все и сразу.
Задача и решение проблем и причин — помочь закупщикам максимизировать надежность поставок и снизить затраты, максимально используя свой потенциал по закупкам. При этом закупки переходят из раздела операционной деятельности в стратегическую.
Что делать и что менять?
Чтобы идти туда, где вы хотите быть, вы должны сначала знать, где вы находитесь!
Проанализируйте ваши процессы и внедрите такие инструменты:
1. Изменение (да-да) имиджа отдела закупок внутри агентства: информирование о достижениях, демонстрация динамики, «ликбез» для других отделов о важности закупок.
2. Раннее вовлечение в разработку.
Закупки зачастую узнают о потребности в последний момент, когда уже нереально в указанные сроки найти поставщика, разместить заказ и осуществить поставку ни за какие деньги. Раннее вовлечение и информирование закупок позволит сократить сроки выполнения заказа. Привлечение закупок на момент разработки проекта на старте, поможет находить лучшие решения.
3. Управление спросом.
Унификация и стандартизация потребности, консолидация потребности, изменение характеристик спроса, инновации дают существенную экономию не только по затратам, но и по процессам. Например, ранние договоренности об авансировании и сохранении стоимости календарных блоков, «горячая» позиция в сезон, поможет на момент пикового спроса дать понятную стоимость конечного продукта.
4. Разъяснение коллегам куда и как движется агентство, когда по планам оно должно туда прийти и что делают все отделы для достижения результата. Не абстрактное мы до конца года должны…, а четкое планирование.
5. Понятны KPI (что это?) для отдела закупок, и выстроенная система мотивации. Не абстрактное «отсутствие брака» или «получение минимальной стоимости», а четкие метрики оценки работы.
6. Разделение направлений в отделе закупок на сотрудников, и управление временем.